Am IT-Markt lösen neue Technologien nicht selten eine Begeisterungswelle aus. Auch der elektronische Workflow, bereits vor Jahren als "das IT-Werkzeug" gefeiert, ruft Prozessverantwortliche auf den Plan. Was ist dran an diesem Paradigma?

Workflow - kurz und knapp

Einleitung

Jeder Betrieb hat seine Prozesse - das ist nichts Neues. Hinterfragt man allerdings, wie viele Unternehmen ihre Prozesse notieren und strukturieren, um nach formulierten Vorgaben arbeiten zu können, so stellt man fest, dass dies immer noch kein sehr verbreitetes Vorgehen ist. Seit einigen Jahren bildet die ISO9000 ff. aus Qualitätssicht eine Grundlage, um Unternehmen zu strukturierterem Vorgehen zu ermutigen und Ablauf- wie Aufbauorganisation transparenter zu gestalten. Vor dem Hintergrund dieser Entwicklung besteht nun die Möglichkeit, bekannte Prozesse zu optimieren und sie elektronisch zu führen. Aber warum eigentlich der Aufwand ?

Ziele des elektronischen Workflow

Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind seine Experten. Daher ergibt sich als erste Forderung an einen elektronisch geführten Prozess:

Nicht einschränken, sondern unterstützen!

• der Aufbauorganisation (wer tut etwas) und
• der Ablauforganisation (was wird wie getan).

Aufbauorganisation

• Hierarchien der Organisation
• den Mitarbeitern sowie einer Reihe von
• Interaktionsgeflechten (wer ist Vorgesetzter von wem, welche Rolle hat ein Mitarbeiter, wer vertritt einen Mitarbeiter in dessen Abwesenheit, ...)

Dieser Teil der Unternehmung ist ungleich komplizierter als die Aufbauorganisation

• Aktivitäten und Vorgänger-/Nachfolgerbeziehungen zu den Aktivitäten
• Informationsflüsse und Informationsbeziehungen, also die Frage nach dem Verwendungszweck der Informationen und schließlich die
• Verknüpfung zur Aufbauorganisation, denn irgendjemand muss der Aktivität nachkommen

Einem elektronischen Workflow ist mit Ablauf- und Aufbauorganisation genug Information gegeben, um dem richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit die richtige Aufgabe weiterzuleiten. Mit einer Vielzahl von Mechanismen ist er in der Lage, Personalengpässe durch das Delegieren von Aktivitäten dynamisch zu lösen, konsequent auf die Einhaltung von Regeln zu achten und damit die Qualität von Prozessen deutlich zu erhöhen. In diesem Falle spricht man von einem Productive Workflow.

Grenzen des elektronischen Workflows

Die Erläuterung von Aufbau- und Ablauforganisation unterstreicht Chancen wie Grenzen des elektronischen Workflows. Informelle Strukturen bleiben unberücksichtigt, ein bewusstes Zurückhalten von Informationen verunsicherter Mitarbeiter kann kaum kompensiert werden.

Dabei bleibt der Workflow nur so intelligent, wie es die Systementwicklung vorausgesehen hat - ein "Dazulernen" ist heute noch nicht machbar. Bei Workflowsystemen liegt daher das besondere Augenmerk auf der Einführung. Ist bereits festgelegt, dass eine elektronische Unterstützung der Prozesse eingeführt werden soll, so kann bereits die Erhebung der Prozesse durch einen geeigneten Berater, der Geschäftsprozess und Workflow zusammenführt, unterstützt werden.

Die neue Form des Workflows - Responsible Workflow

Wie wir gesehen haben, besteht der Productive Workflow aus festen Prozessmodellierungen (es gibt keine "Ausnahme der Regel"). Auch wenn das Modell verschiedene, optionale Wege zum Erfolg vorsieht oder bestimmte Arbeitsschritte etwas freier definieren kann, es bleibt ein starres Gebilde. Und gerade in typischen Bank- und Versicherungsprozessen ist dieses restriktive Verhalten so gewollt.

In sehr großen Prozessen mit vielen hundert Aktivitäten aber stößt man an die Grenze der Möglichkeiten des elektronischen (Productive) Workflows. Es gibt nur zwei Möglichkeiten, dieser Prozesse Herr zu werden. Eine legitime Wahl ist, den Prozess oder große Abschnitte des Prozesses manuell zu belassen, was allerdings mit einer hohen Wahrscheinlichkeit zu einem Kontrollverlust in Termin- und Kapazitätsplanung führt. Die zweite Lösung ist die Einführung des "Responsible Workflow".

Das Ziel hinter diesem Konzept besteht aus vier Ansprüchen:

• Große und entscheidungsorientierte Prozesse durch Workflow modellierbar zu gestalten (und auch zu erhalten)
• Größere Arbeitspakete in Teamarbeit entlang der Organisation abzuarbeiten
• Geringer Modellierungsaufwand bei der Personalzuordnung
• Eine schnelle Einführung zu ermöglichen

Das Konzept des Responsible Workflows ist simpel und bildet die Umwelt entsprechend ihrer Organisationen und Aufgaben ab. Leistungsabschnitte werden zusammengefasst und Teilorganisationen bearbeiten ihr Wirkungsfeld entsprechend ihres Erfahrungsbackgrounds ohne strikte Workflowführung. Teilaktivitäten werden dabei vorgegeben, Reihenfolge, Ausführung und realisierender Mitarbeiter allerdings durch die Organisation selbst während der Abarbeitung festgelegt. Responsible Workflow verringert somit die Komplexität des Workflowmodells deutlich. Streng strukturiertes Vorgehen wird genutzt, wo es sinnvoll ist, Entscheidungsfreiheit wird für nichtmodellierbare Teilprozesse gewährt.

Für den Aufbau eines elektronischen Workflows ist eine sorgfältige Analyse und Planung nötig. Ist diese abgeschlossen, wird eine zukunftsichere und moderne Softwarelösung für die Realisierung Ihres Vorhabens ausgewählt. Die Integrationsleistung verbindet vorhandene Lösungen Ihrer IT-Welt mit der neuen Technologie. Die cimt AG kann Sie bei jedem Projektschritt unterstützen. Wir helfen Ihnen bei der Analyse Ihrer Geschäftsprozesse und schlagen Ihnen Strategien vor. Wir setzten für Sie die Strategien um oder unterstützen Sie dabei. Wir bauen in Ihrem Unternehmen einen Wissenspool auf und helfen Ihnen, zu dem gewünschten Ergebnis zu kommen.

Produktbeispiele

IBM MQSeries Workflow
SAP Business Workflow
Serena Business Manager

Für weitere Informationen und eine unverbindliche Beratung steht Ihnen Stefan Mann gerne zur Verfügung: 030/834098-0, e-mail Stefan Mann